Como trabalhar melhor em Home Office

Dicas e truques de como implementar o Home Office no seu Workflow de trabalho durante a pandemia.

Trabalhar de casa pode ser um inferno. O escritório oferece uma estruturação clara dos papéis desempenhados por você. Ainda inconsciente, sabemos quando, onde e como gerenciar e se comportar no nosso trabalho. Já em home office, os desafios mudam. Quem é "viciado" na vida corporativa pode enlouquecer com a falta de estrutura de suporte que você não vai encontrar em casa.

Mesmo assim, o trabalho deve ser entregue. E o primeiro impacto que você sentirá como profissional remoto é a inundação da sua caixa de e-mail e a proliferação de reuniões virtuais. Chefes e colegas usarão e abusarão dessas ferramentas. Somente entendendo a sua nova rotina, com limites e oportunidades, você conseguirá gerenciar de forma eficaz a sua nova realidade e a novas realidades da sua equipe.

Não se engane: se você não souber a razão para gerenciar seu home office, pode apostar que seu chefe não saberá. E, repito, sua vida SERÁ UM INFERNO.

O maior desafio hoje, ao contrário da situação que você encontrava no escritório, é o que chamamos de padrão de rotina irregular. Você quer entender isso?

O Escritório & O Home Office

No escritório, a rotina é previsível e requer pouca explicação, ela é composta de 3 momentos. No escritório, você e as pessoas:

  • Trabalham nas suas mesas:

    • Ao telefone

    • No computador

    • Fazendo papelada

    • Conversando com colegas do lado e visitantes

  • Trabalham longe de suas mesas:

    • Em salas de reunião

    • Na mesa de outras pessoas

    • Em laboratórios, salas de pesquisa, salas de treinamento etc.

  • Fazem pausas e socializam:

    • Indo tomar café

    • Indo almoçar

    • Vendo outras pessoas

    • Esticando as pernas, andando e pensando

    • Fazendo 'pausas' quando a mãe natureza chama

    • Indo e vindo dos prédios

Toda pessoa cria um padrão de comportamento que é bem conhecido dos colegas. É sério, todo mundo sabe quando João sai para almoçar, quando o Tatiana marca reuniões, em que dia e hora Eduardo pede retorno das solicitações e quando Manoel chega atrasado porque precisa deixar os filhos na escola. Algumas pessoas são tão conscientes disso que "somem*" momentos antes de certas reuniões*.

Já em casa você não tem essa previsibilidade, nem seus colegas, e seu cargo não importa. No meu caso, a ordem de urgência na minha casa é a seguinte: minha esposa, meus filhos, meus cachorros, meu peixe, minha mamãe, minha irmã e, depois de tudo, eu - ao contrário do workaholic que coloca as metas da empresa na frente até da própria saúde (e pra esses tipos nada importa a não ser just get this shit done até morrer e ser substituído imediatamente).

É claro que você pode estruturar uma rotina eficaz no seu home office, há décadas profissionais fazem isso. O problema é que o mundo está de quarentena. O resto das pessoas só agora experimentam o padrão de rotina irregular.

E eles podem enlouquecer nesse processo.

O Home Office na Quarentena

Mesmo os profissionais que há décadas trabalham de casa enfrentam problemas hoje porque o Covid-19 e a quarentena mudaram a rotina individual de todas as pessoas no mundo.

Digamos que você já tivesse bem estruturado no seu home office há tempos, já tenha sua rotina e seja extremamente produtivo e, por causa disso, acreditava que estava tranqüilo para enfrentar esse desafio. Descobriu em apenas algumas semanas que a rotina das outras pessoas na sua casa podem romper a sua estrutura.

Antes, enquanto você trabalhava de casa, seus filhos iam para escola. Seu/sua companheiro(a) saía para trabalhar ou fazer coisas de seu interesse. Seus pais ligavam pelo WhatsApp. Você saia de casa para encontrar clientes, ir a reuniões ou apenas tomar um café e espairecer.

Hoje, não. Mesmo que você more em um apartamento ou casa gigantescos com mais de 500m² (o que proporciona uma barreira física entre você e o resto da vida pessoal) o fato de todas as pessoas do mundo estarem em casa — incluindo a sua família — vai acabar afetando sua vida profissional.

A novo normal é o padrão de rotina irregular.

Padrão de Rotina Irregular

Rotina é o hábito de fazer algo sempre do mesmo modo. Inconscientemente, isso gera um código, um conjunto de instruções capaz de executar uma tarefa. Uma rotina regular é esse código que demonstra constância, continuidade. Goste ou não, seu antigo dia seu trabalho segue regras e leis, escritas ou não escritas, para aquilo que habitualmente se faz; o costume da prática leva à rotina.

Lembre-se: a maioria das famílias não conhece o modo profissional dos familiares. Eles sabem a sua profissão, seu cargo e onde você trabalha. Mas como você age e se comporta, esse será um novo espetáculo para eles.

Um erro com conseqüências sérias é achar que porque você agora trabalha de casa, todos os membros da sua família devam se comportar como seus colegas de trabalho.

Eles não vão. Crianças serão crianças. Esposas serão esposas. Maridos serão maridos. Seu cachorro sabe (sem qualquer sombra de dúvida) que você está em casa (única e exclusivamente) para levá-lo para passear.

Mas cada um deles, do cachorro ao CEO, passando por você e seus colegas profissionais, desenvolverão novas rotinas dentro de cada home office. Essas rotinas carecem de continuidade, são intermitentes, alternadas. Milhares de escritórios individuais criam o CAOS se você usar a velha rotina como benchmark.

Cada home office está desconforme com as leis, as regras, os costumes estabelecidos no escritório corporativo. Cada lar é a soma dos indivíduos que dele fazem parte. Gestor nenhum no mundo conseguirá uniformizar esses home offices (o que não os impedirá de tentar e, ao tentar, falharão miseravelmente).

Na maioria das famílias, o seu equilíbrio interno é mais urgente do que ordens do chefe - ao contrário do workaholic que coloca as metas da empresa na frente até da própria família (e pra esses tipos nada importa a não ser just get this shit done até morrer e ser substituído imediatamente).

Mas, se cada home office é desigual na intensidade e no intervalo de tempo, em um ponto eles se encontram em uniformidade: nos resultados.

Chefes e empregados terão que negociar dentro das suas próprias casas para encontrar um balanço ideal para poder trabalhar. E, ao mesmo tempo, chefes e empregados terão que negociar entre si para achar o equilíbrio nas relações profissionais e para atingir seus resultados.

As empresas não possuem mais o controle do COMO E QUANDO TRABALHAR. Elas terão que confiar nos colaboradores para conseguir atingir os resultados desejados para o negócio. Vida profissional e pessoal estão juntas agora.

Se tentarmos controlar individualmente cada home office, o caos imperará. É uma tarefa impossível. Mas se unirmos todos eles e seus resultados, um novo padrão irá surgir. E analisando esse padrão, descobriremos uma nova rotina, um novo conjunto de instruções capaz de executar uma tarefa.

Ao adotarmos esse novo conjunto, poderemos trabalhar com ele, melhorá-lo, adaptá-lo. O novo costume da prática leva à rotina. E a previsibilidade, a normalidade que tanto prezamos, voltará de uma forma diferente.

Estamos prontos para aderir a mudanças? A separação entre vida profissional e vida pessoal é uma falácia? Teremos a oportunidade de descobrir agora.

A Produtividade na Quarentena

Existem 6 tipos de padrões de trabalho nas empresas. Você é um (ou mais) desses tipos:

  1. O padrão Head-Down: Este é o padrão tradicional de trabalhador de escritório, onde a maior parte de seu trabalho é realizado em uma única mesa. O trabalho pode ser qualquer coisa entre atender telefone, usar o computador e revisar papelada. Embora possa haver reuniões longe da mesa com outras pessoas, esta é uma parte relativamente pequena do trabalho. Pessoas trabalhando nesse padrão usam menos as salas de reunião (são convidados em vez de organizadores).

  2. O padrão reunião: É o padrão da pessoa cujo trabalho é gasto, em grande parte, em reuniões com outras pessoas, tipicamente no local. Eles ficam, portanto, longe de sua mesa por longos períodos durante o dia e muitas vezes são 'incomunicáveis'. As pessoas de vendas e marketing funcionam nesse padrão, assim como vários gerentes: usam menos suas mesas, mas podem voltar a ela muitas vezes por dia.

  3. O padrão conhecimento: É quando a pessoa é guardiã do conhecimento, seja na forma de um bibliotecário, mantendo-o para outras pessoas, ou como um especialista, cujo conhecimento é seu próprio uso e dos outros. Eles são muito requisitados por outras pessoas e setores para esclarecer dúvidas (e.g. setor administrativo) ou dar pareceres (e.g. setor jurídico).

  4. O padrão recepcionista: Esse padrão aparece onde (principalmente) os clientes são recepcionados regularmente no local, para demonstração de produtos, treinamento ou reuniões mais simples. É a famosa "experiência do cliente". É o padrão de qualquer profissional que atenda outras pessoas, como em lojas, bancos e similares quando os clientes estão no local e existe uma grande oportunidade de impressionar com valores da marca da empresa.

  5. O padrão técnico: O padrão aparece para pessoas cujos trabalhos envolvem interação com equipamentos técnicos, muitas vezes produtos, como suporte técnico ou pós-venda. Seu dilema é que eles não só precisam de uma mesa convencional — alguns também precisam de um laboratório com energia adicional, racks de equipamento, armazenamento seguro e assim por diante. O equipamento que eles usam afetará fortemente as necessidades do espaço.

  6. O padrão laboratório: Este padrão é uma extensão do Padrão Técnico. Não só é feito o suporte dos equipamentos, mas esses equipamentos também são abertos, analisados e consertados. São utilizados equipamentos adicionais, como equipamentos de teste, solda etc.

Todos esses tipos precisam se comunicar entre si. Durante a quarentena teremos que usar um desses 4 tipos de comunicação:

  1. Telefone

  2. WhatsApp

  3. E-mail

  4. Reuniões Virtuais

As pessoas, em geral, não incompetentes para se comunicar. Na vida profissional, essa questão é compreendida como ossos-do-ofício. Casos graves sempre nos chama a atenção, mas a inabilidade é evidente na maioria das comunicações profissionais.

Ser mais produtivo não é apenas uma questão de organização. É preciso saber pensar, saber aprender, saber se organizar e saber se comunicar. O ambiente corporativo nos dá diretrizes de como pensar, aprender, se organizar e comunicar.

Para a maioria das pessoas, essas diretrizes são diferentes em casa. E a empresa só tem uma forma de impor seus objetivos, através da comunicação — e, ainda por cima, só através dessas quatro ferramentas.

Os gestores e líderes que dependem de contato pessoal para influenciar (ou obrigar) seu time a entregar resultados terão enorme dificuldade durante esse período.

Telefone

Ferramenta tida como antiquada no mundo dos negócios, o telefone é a principal revolução na comunicação humana (since 1875, by Graham Bell & Thomas Watson). Até hoje o telefone é a mais rápida e confiável ferramenta de comunicação.

Não acredita em mim? Se alguém que você ama estiver morrendo na sua frente e você precisa de ajuda, você talvez primeiro grite por socorro. E logo em seguida? Manda um WhatsApp, um e-mail? Ou liga (ou pede para alguém ligar) para a emergência imediatamente?

E poucas pessoas sabem falar ao telefone (sua tia que liga para fazer intriga sobre a família não conta).

Se atender ligações mal-educadas por causa do trabalho é normal, pode ter certeza de que vai incomodar e te deixar louco no home office. Vendedores sabem disso e empresas de cobrança também. Uns usam big data para saber a melhor hora para te ligar e vender algo. Outras empresas usam big data para saber a melhor hora para te incomodar e irritar e, assim, te fazer pagar o que deve. Depende do seu perfil.

Seus chefes e seus colegas farão a mesma coisa — às vezes sem querer.

O que você pode fazer

Falar ao telefone é um desafio porque as pessoas não sabem controlar sua voz e nem ler as microexpressões faciais do interlocutor. A comunicação cara-a-cara nos ajuda a entender e compreender a comunicação, sua importância e sua urgência. No telefone só temos nosso "tom de voz".

E como melhorar nossa comunicação ao telefone? Atendendo ou ligando, você pode confiar nas seguintes regras para melhor usar o telefone:

  • Pense antes no que você quer: não importa quem liga ou recebe o telefonema, ****pensar por alguns segundos no motivo da ligação e no objetivo final dela ajuda a organizar pensamentos e melhora a comunicação.

  • "Já te retorno": não tenha medo de dizer o interlocutor que é melhor você retornar a ligação, principalmente se já estiver em outra atividade que requer muita atenção (dirigindo, atendendo alguém, tirando o cocô do cachorro — afinal, estamos em home office). Mesmo se quem te ligou é seu chefe.

  • Fale devagar: falamos rápido porque pensamos rápido e, inconscientemente, tentamos ajustar tudo com a velocidade do pensamento. Fale mais devagar do que você fala normalmente. Isso ajuda o interlocutor a entender a mensagem e dá tempo, para ele e você, organizar os pensamentos. Falar ao telefone custa centavos, então não economize nisso.

O que você deve fazer pela sua equipe

Sua equipe enfrenta os mesmos desafios que você (menos aquele cara com a casa de 500m²). Portanto:

  • Cultive a paciência: a maioria das pessoas não gosta de ligações por acreditarem no mito de "estar incomodando". Por isso chefes ruins adoram ligar sem motivos para os empregados: apenas para incomodar. Ao ligar para ou atender alguém, seja paciente com o interlocutor e consigo também. Dessa vez, todos estão no mesmo barco.

  • Repita o que a outra pessoa disse: pagam-se fortunas para aprender técnicas de programação neurolinguística, mas poucos usam. No telefone, você deve repetir o que o interlocutor diz se quiser mais esclarecimentos. Faça isso repetindo ipsis litteris ou com suas próprias palavras para que o outro lado esclareça dúvidas pontuais ou até toda a idéia (sem você pedir diretamente).

  • Respeite o silêncio: ao vivo respeitamos o mento de pensamento do outro. Se fazemos uma pergunta mais difícil, é normal o interlocutor parar e pensar. Quando alguém está pensando na sua frente você diz "responde logo à pergunta"? No telefone odiamos o silêncio e, quando ele aparece, precisamos falar para ver se a ligação não caiu ou se a outra pessoa está te dando atenção. Respeite o silêncio e deixe o interlocutor pensar. E se a ligação cair, basta ligar de novo.

E-Mail

É a versão eletrônica das velhas cartas e sua versão corporativa: os memorandos. Talvez seja a invenção tecnológica mais familiar de todas, não é mesmo?

Não é. Você ficaria impressionado em quantos CEOs, diretores, empregados e profissionais não têm e não sabem usar e-mail. Muitos possuem assistentes (oficiais ou não) para lidar com essas comunicações.

Em tempos de Covid-19 o e-mail será o maior centralizador de tarefas, pedidos e ordens. Por isso é fundamental você saber como usar o e-mail, para RECEBER e ENVIAR.

Além disso, essa é a única ferramenta que depende apenas do indivíduo para ser categorizada e organizada.

O que você pode fazer

Organize-se. Essa é a regra. Há várias formas de organizar seus e-mails, desde dicas simples até esquemas complexos. É o seu trabalho que vai ditar (em parte) qual é o melhor sistema para você. A única coisa em comum em todos é PRAZO.

Nossas tarefas sempre têm algum prazo para serem realizadas. E organizar seu e-mail através do deadline das tarefas uma das mais simples e eficazes.

  • Crie três pastas "hoje, esta semana, este mês": você precisa criar essas três pastas na Caixa de Entrada para organizar a entrega dos trabalhos. Você pode ter outras pastas para variados motivos, mas para coisas a serem feitas, melhor organizar pelos prazos.

  • Divida os e-mails nessas três pastas:

    1. HOJE: e-mails que precisam de alguma resposta hoje. Não precisa ser a solução de todo o problema, mas que precisam ser atendidos ainda no mesmo dia.

    2. ESTA SEMANA: e-mails que precisam ser respondidos nessa semana. Provavelmente vão precisar de solução. Você vai lidar com eles durante seu cronograma, por isso eles já devem se encaixar na sua rotina e você não vai esquecê-los.

    3. ESTE MÊS: cuidado com essa pasta. Talvez sejam tarefas que envolvam mais pessoas ou setores e dependam de resposta externa e podem ser de extrema importância. Se preciso, crie subtarefas para ele e distribua nas outras pastas da caixa de entrada e utilize as ferramentas necessárias para não caírem no "esquecimento" e perder o prazo de entrega.

  • Responda já se possível: Se a resposta do e-mail pode ser pensada alguns segundos, responda logo, sem nem mover o e-mail para qualquer pasta. Não importa se você digita como se catasse milho. É uma coisa a menos para você fazer e se preocupar.

O que você deve fazer pela sua equipe

Aprender a usar o e-mail é a melhor forma de ajudar a sua equipe.

  • Seja claro: diga o que precisa dizer, escreva o que precisa ser escrito, e só. E-mails ruins estão em duas categorias. A primeira é o escritor-minimalista, ele escreve uma linha e acha que é suficiente. A segunda categoria é o autor-de-enciclopédia, é quem escreve volumes e volumes de informação desencontrada. Seja claro e explique para que o destinatário entenda sua mensagem.

  • Divida as tarefas: Alguns autores-de-enciclopédia escrevem longos textos e, no último parágrafo, em uma linha, fazem uma requisição para o mesmo dia. A mente humana não lê documentos assim. Divida os pedidos, tarefas e assuntos em diversos e-mails. É mais organizado e ajuda a todos os envolvidos a compreenderem as informações e cumprirem os prazos.

  • Dispense a platéia: Não mande cópias para se exibir. Buscar platéia é uma praga no mundo corporativo (falaremos mais quando vermos as Reuniões Virtuais). O sucesso em uma tarefa é inversamente proporcional a quantidade de platéia em um e-mail, estejam eles em cópia-oculta ou não.

WhatsApp

Eu poderia fazer uma regressão mostrando que a "mensagem instantânea" é uma invenção de 400 A.C. (sim, quatrocentos antes de cristo) e sua evolução a partir do telégrafo, da guerra-fria, do "torpedo", no mIRC, ICQ e MSN. Até que eu entendi: nada disso importa!

Quando o chefe vê as suas setinhas azuis, ele quer a resposta agora!

Ferramenta preferida dos preguiçosos ansiosos, é assim que ela funciona na sua pior versão:

Uma vez viajei a trabalho, 400 Km na ida, 400 Km na volta e durante a greve de caminhoneiros. Assim que pisei no escritório, o Gerente-Executivo (vulgo meu chefe) perguntou irritadíssimo:

— Por que você não respondeu meu WhatsApp?

— Eu respondi sua mensagem, os dados pedidos já estavam no seu e-mail faz dois dias.

— Não, por que você não respondeu o WhatsApp na hora? Eu estava em uma reunião — disse ele.

— Porque eu estava dirigindo, em uma estrada... — repliquei.

— E...? - perguntou ele, exigindo alguma outra desculpa.

— Se o Sr. não sabe - esclareci - primeiro, é contra a lei ficar teclando em celular enquanto dirige. Segundo, eu não vou me colocar em risco de bater de frente com um caminhão só porque o Sr. não olhou um e-mail. E, terceiro, você sabe que eu tenho que realmente trabalhar, trabalhar de verdade, não é?

O WhatsApp é uma ferramenta maravilhosa para comunicação instantânea. Mas sua intromissão na bolha pessoal só não é mais poderosa do que o da NEXTEL.

Não é porque o alguém olhou sua mensagem (confirmação de leitura) que o destinatário tenha a sua resposta ou queira (ou possa) teclar com você naquele exato momento.

Talvez ele esteja numa reunião...

O que você pode fazer

A mensagem instantânea é uma ferramenta de comunicação que, implicitamente, nos entrega além da mensagem, o "humor da pessoa". Claro que esse estado de espírito ou de ânimo é pura invenção da nossa imaginação. E não conseguimos nos desfazer dela, da mesma forma que não "teclamos" nossos pensamentos de uma só vez: ele vem fatiado em diversas mensagens seguidas.

Para melhor usar o WhatsApp profissionalmente, eu recomendo:

  • Escreva com inteligência: Se o assunto é longo e importante, use o e-mail ou o telefone. O WhatsApp deveria ser utilizado com economia, para informações simples e não urgentes.

  • Não use o áudio: como nós não sabemos usar o telefone, por que saberíamos usar o áudio do WhatsApp? Evite o áudio se você ainda precisa melhorar suas habilidades de comunicação oral. E se o assunto for importante, não era melhor ligar ou invés de usar o WhatsApp? Você quer resolver uma questão ou usar uma ferramenta que é conveniente apenas para você?

  • Use os EMOJIS: Sim, use as carinhas, por mais controverso que isso seja. Há tempos os emojis foram banidos da comunicação corporativa porque não é nem um pouco "corporativo". Mas em tempos de quarentena, qualquer ferramenta que reduza a fricção e o estresse é útil. Quando o interlocutor sabe o seu estado de espírito ou de ânimo, menos conjecturas ele fará sobre o humor do outro e mais atenção ele prestará na mensagem.

O que você deve fazer pela sua equipe

Algumas dicas de como lidar com sua equipe durante a quarentena:

  • Respeite a privacidade das pessoas: Assim como eu, várias pessoas não ativam a opção de "Confirmações de Leitura" (as setas azuis nas mensagens). Abrir uma conversa não significa que o destinatário realmente LEU sua mensagem — e isso causa ansiedade em ambas as partes. Não dê importância para as "Confirmações de Leitura" e respeite a opção dos seus colegas de ativar ou não essa função (e muito menos peça o "WhatsApp pessoal" de alguém).

  • Respeite o profissionalismo das pessoas: Não micro gerencie. Alguns chefes além de querer controle total sobre as tarefas, ainda conseguem tempo para a "ronda diária": param na mesa dos funcionários para fiscalizar a execução dos trabalhos. Não use o WhatsApp para substituir esses passeios. Respeite o profissionalismo do time. Se eles não entregam os resultados como esperam, a empresa deveria reformular seus conceitos de contratação, e não substituir a vigilância diária pelo controle via mensagem instantânea.

Reuniões Virtuais

Estou para conhecer quem goste de reunião virtual. Ao longo do tempo elas se mostram ineficazes.

Os motivos são inúmeros. Mas o motivo mais curioso é a resolução das câmeras nos computadores. Embora seu celular possa ter 4 câmeras diferentes e te fazer ser o melhor fotógrafo e cinegrafista da família, infelizmente mesmo o seu computador caríssimo tem a câmera mais barata e defasada do mercado.

As reuniões virtuais não são o Instagram. São feias, cheias de falhas de conexão, confusas. Ainda por cima potencializam o pior que as reuniões presenciais possuem. Nada adianta a Harvard Business Review fazer listas de "como fazer as pessoas participarem de verdade de reuniões virtuais" se eles OMITEM PROPOSITALMENTE os motivos dessas dicas.

O que você pode fazer

Seja profissional. Mesmo em home office sua postura deve ser a melhor possível. Inclusive se seu filho(a), esposo(a), cachorro ou gato entrar no quarto durante a reunião. Faz parte da realidade atual. Além disso:

  • Saiba enquadrar o vídeo: além da péssima qualidade das câmeras, colocá-la muito perto ou muito longe, muito para cima ou muito para baixo, pode irritar as outras pessoas. Enquadre o seu rosto da melhor maneira possível. Agora não é momento para ter vergonha.

  • Fale olhando para a câmera: o contato visual é importantíssimo nas interações, mas nas reuniões virtuais temos o hábito de olhar para tela do computador (com quem falamos) e não para a câmera. Isso faz com que o espectador não se conecte com o que você diz. Olhe para a câmera quando falar, e não para o vídeo dos outros participantes. Isso dará a sensação nos participantes de que você está falando para cada um deles exclusivamente.

O que você deve fazer pela sua equipe

Você deve aprender a conduzir uma reunião, mesmo que não seja você quem a conduza. Isso ajuda a estabelecer as prioridades da reunião e torná-la uma ferramenta útil. Caso contrário é apenas um encontro para escapar do trabalho de escritório. Para isso eu deixo algumas dicas baseadas nas regras da Harvard Business Review:

A regra dos 60 segundos

Primeiro, nunca envolva um grupo na resolução de um problema até que eles tenham sentido o problema. Faça algo nos primeiros 60 segundos para ajudá-los a experimentar. Você pode compartilhar estatísticas chocantes ou provocativas, anedotas ou analogias que dramatizam o problema.

O principal motivo da maioria das reuniões serem descartáveis é: quem realmente precisa estar na reunião não foi convidado!

Muitos gestores querem a PLATÉIA. Resolver os problemas é secundário porque essas reuniões descartáveis servem para capitalizar a imagem profissional do gestor, mitigar os riscos do gestor e transferir a responsabilidade para outras pessoas.

Por exemplo, sua empresa está com um problema na cadeia de fornecedores. Aí, você chama a diretoria de cada área para analisar o problema. Então, passa os primeiros minutos mostrando estatísticas chocantes ou provocativas, anedotas ou analogias que dramatizam o problema.

Ou você chama as pessoas que lidam com os problemas e passa os primeiros minutos da sua apresentação RESOLVENDO O PROBLEMA ao invés de ser um contador de história de ninar?

Decida chamar para a reunião quem realmente resolve a questão, ao invés de chamar a melhor platéia.

Quando você chama platéia, esses diretores, gerentes, superintendentes precisarão comunicar as decisões dessa reunião para mais um monte de pessoas. E cada um vai comunicar o que eles bem entenderam na reunião. E mais uma dezena de reuniões serão feitas e, quem sabe, quem realmente precisa talvez receba a informação correta.

São reuniões virtuais, ora bolas. Chame as pessoas certas.

Dessa forma você não precisa engajar ninguém. Todos os presentes sabem da seriedade do assunto e estão efetivamente empenhados em resolver.

Em reuniões bem planejadas, a próxima regra nem precisaria existir.

A regra da responsabilidade

A maior ameaça de engajamento em reuniões virtuais é permitir que os membros da equipe assumam inconscientemente o papel de observador. Muitos já definiram seu papel desta forma quando receberam o convite da reunião. Para neutralizar essa decisão implícita, crie uma experiência de responsabilidade compartilhada no início de sua apresentação.

As pessoas certas sabem o que está em jogo e possuem a capacidade de resolver. E quem realmente é capaz sabe que ninguém faz nada sozinho. Por isso nenhum deles será apenas o observador.

Ao contrário, talvez a maior questão de uma boa reunião é equilibrar a participação de cada pessoa. Quanto mais cabeças trabalham em um problema, mais rápido a solução aparece: mas para isso é preciso saber comandar uma reunião.

Sim, a reunião precisa de um líder sempre. Se não tem, os participantes vão escolher um.

Sem lugar para se esconder

Pesquisas mostram que uma pessoa que parece ter um ataque cardíaco no metrô é menos provável de obter ajuda quanto mais pessoas há no trem. Psicólogos sociais se referem a esse fenômeno como difusão de responsabilidade. Se todos são responsáveis, então ninguém se sente responsável. Evite isso em sua reunião, dando às pessoas tarefas em que elas podem se envolver ativamente para que não haja onde se esconder.

Isso é verdade quando os passageiros do trem não têm capacidade de resolver o problema.

Se a pessoa passar mal em um trem lotado, mas ao lado de um profissional de emergência, essa pessoa vai ajudar porque ela tem capacidade para fazer isso.

Em uma reunião lotada de participantes sem capacidade, todos vão esperar até que a pessoa certa dê um passo à frente e assuma a situação.

Dar tarefas a pessoas sem a capacidade apenas transforma a reunião em uma olimpíada ou um teatro corporativo. Todos tentam dar ou aparentar ter a resposta certa só para demonstrar engajamento. Lembre-se: pessoas sem a capacidade são apenas platéia, e platéia sempre participa do programa de auditório.

Mesmo que as pessoas não queiram participar, esse é seu papel como membro da caravana de auditório. Não meça o sucesso da sua reunião com participação, mas pelos resultados posteriores.

A regra do MVP.

Nada desengaja um grupo mais do que os agredir com slide após slide de dados organizados em listas intermináveis. Não importa o quão inteligente ou sofisticado o grupo é, se o seu objetivo é o engajamento, você deve misturar fatos e histórias. Encorajamos as pessoas a determinar o deck Mínimo PowerPoint Viável (MVP) de que precisam. Em outras palavras, selecione a menor quantidade de dados necessários para informar e engajar o grupo.

Steve Jobs odiava Powerpoint. Portanto, todos devem odiar Powerpoint — mesmo que Jobs usasse slides o tempo todo. Eu concordo com Jobs, pessoas que sabem do que estão falando não precisam do PowerPoint, como ele disse:

"Odeio a maneira como as pessoas usam apresentações de slides em vez de pensar. As pessoas enfrentam problemas criando apresentações. Eu quero que eles se envolvam, para solucionar as questões na mesa, em vez de mostrar um monte de slides. As pessoas que sabem do que estão falando não precisam do PowerPoint."" — Steve Jobs

Se as pessoas certas estão na mesa de reunião, tanto faz como tanto fez ter dados organizados em listas intermináveis. Eles sabem do que estão falando e, quando precisam desses dados, eles sabem como os produzir bem rápido.

Portanto, se você está em uma reunião com dados organizados em listas intermináveis, você não devia se perguntar se deveria ou não estar nessa reunião (não deveria): você tem que saber QUEM DA EQUIPE deveria estar!

Discutir Powerpoint é inútil: alguém por acaso filosofa sobre a eficiência de um martelo se você realmente precisa pregar?

A regra de 5 minutos.

Nunca passe mais de 5 minutos sem dar ao grupo outro problema para resolver. Os participantes estão em salas espalhadas e viajam nas dezenas de distrações tentadoras. Se você não sustentar uma expectativa contínua de envolvimento significativo, eles recuarão para esse papel de observador sedutor, e você terá que trabalhar duro para trazê-los de volta.

Cuidado. Receber dever de casa não é legal na escola, e nem nas reuniões.

Ao invés de dezenas de distrações tentadoras, você vai entregar dezenas de distrações inúteis.

As pessoas certas sabem da importância do problema da reunião. E tem vários outros para acrescentar. Como maioria dos chefes não fica confortável para tratar questões de bate-e-pronto, evitam convidar colaboradores que desvendem os problemas antes das soluções.

Se seguir essa regra em uma reunião de uma hora, é bom ter ao menos uma dúzia de problemas para distribuir. E ao contrário de amostras-grátis nos supermercados, os participantes não farão fila para pegar um problema para eles.

Lembra da regra 3, "sem lugar para se esconder"? Se você distribui problemas a toda hora cria um fenômeno chamado de difusão de responsabilidade — o mesmo problema que a Harvard Business Review quer evitar com a regra 3. O participante da reunião pode assegurar para os líderes que a resposta será dada por um membro da equipe: aquela pessoa que deveria estar nessa reunião e não está.

Em resumo, em uma reunião você deve seguir somente 3 regras:

  • Tenha certeza de que precisa da reunião

  • Tenha certeza do tema, problema ou objetivo dessa reunião

  • Tenha certeza de ter convidado (ou intimado) as pessoas certas

Não faça apresentações para platéias, não faça firulas e se alinhe com sua equipe. Esse é o segredo de todas as reuniões, inclusive as virtuais.

Mais uma dica: invista em uma boa webcam para você e sua empresa. É bem mais barato do que seu iPhone.

Em Resumo

Muitas pessoas e empresas terão que se adaptar a essa nova realidade, e terá que ser na marra. O distanciamento social fará muitos donos, gestores e empregados a reavaliar a forma como trabalhamos. Muitos negócios não conseguirão as respostas para esses novos desafios e irão desaparecer.

O home office e o trabalho remoto irão amplificar as forças e fraquezas das empresas, das gestões e dos modelos. Muitos profissionais não vêem a hora de voltar para seus escritórios; outros tantos vão achar oportunidades nesse período e, talvez, resolvam não voltar aos escritórios.

O Covid-19 coloca a prova nossos modelos, teorias e ideais dos negócios. Mas uma certeza ele já nos deixa: teremos que colocar o inimaginável dentro das nossas avaliações de risco. Nossas decisões estratégicas precisarão levar em conta o imponderável, simular os cenários antes restritos a livros de fantasia e programas de televisão.

O modelo just in time morreu. Já era hora, não acha?

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